Allgemeine Information, keine Rechtsberatung

Datenschutz beim Chatbot: worauf es ankommt

Ein Chatbot verarbeitet Texte von Besuchern Ihrer Website. Mit einem klaren Hinweis, einer kurzen Speicherdauer und dem Verzicht auf sensible Daten legen Sie eine gute Grundlage.

Drei Punkte, auf die es vor allem ankommt

Wer einen Chatbot einsetzt, verarbeitet Texte von Besuchern. Diese drei Fragen sollten Sie vor dem Start beantworten können.

Der Hinweis vor Chatbeginn

Besucher sollten wissen, worauf sie sich einlassen, bevor sie die erste Nachricht senden.

Es handelt sich um einen Chatbot und nicht um einen Menschen.
Wer verantwortlich ist und wo die Datenschutzerklärung steht.
Welche Daten verarbeitet werden und wozu, zum Beispiel der Gesprächstext.
Wie lange Gespräche gespeichert werden.
Die Bitte, keine sensiblen Angaben einzugeben.

Beispieltext: Sie schreiben mit einem Chatbot, nicht mit einem Menschen. Ihre Nachrichten werden verarbeitet, um Ihre Frage zu beantworten, und nach der in der Datenschutzerklärung genannten Frist gelöscht. Bitte geben Sie hier keine Gesundheits-, Zahlungs- oder Zugangsdaten ein.

Ob zusätzlich eine Bestätigung per Klick nötig ist, hängt von der Einbindung ab. Das klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.

Die Speicherdauer

Gespeichert wird so lange wie nötig und so kurz wie möglich. Legen Sie vorher fest, wozu Gespräche überhaupt aufbewahrt werden.

Zweck bestimmen: nur die Frage beantworten, oder Gespräche auch auswerten, um Antworten zu verbessern?
Eine feste Frist festlegen und die Löschung automatisieren, statt sie von Hand zu erledigen.
Zugriff begrenzen: Wer im Team darf Gespräche lesen?
An die Übergabe denken: Landet ein Gespräch per E-Mail oder in einem Ticketsystem, gelten dort eigene Aufbewahrungsfristen.
Auskunfts- und Löschwünsche von Besuchern beantworten können.

Keine sensiblen Daten im Chat

Ein Chatfenster ist kein geschützter Ort. Sensible Angaben gehören in einen Weg, den Sie dafür vorgesehen haben.

Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten, Passwörter und Ausweisnummern gehören nicht in den Chat.
Das Eingabefeld sollte darauf hinweisen, bevor jemand schreibt.
Schreibt jemand trotzdem Sensibles, sollte der Chatbot freundlich auf Telefon oder ein geschütztes Formular verweisen.
Fragen Sie im Gespräch nie nach Daten, die für die Antwort nicht nötig sind.

Checkliste vor dem Start

Der Chat ist als Chatbot erkennbar.
Ein Hinweis steht vor der ersten Nachricht und verlinkt auf die Datenschutzerklärung.
Die Datenschutzerklärung Ihrer Website beschreibt den Chatbot.
Zweck, Speicherdauer und automatische Löschung sind festgelegt.
Der Vertrag mit dem Anbieter ist geprüft, auch zu Speicherort und eingesetzten Unterauftragnehmern.
Das Eingabefeld bittet darum, keine sensiblen Daten einzugeben.
Es gibt einen Weg zu einem Menschen, der ohne Chat funktioniert.
Jemand im Team weiß, wie Auskunfts- und Löschwünsche bearbeitet werden.

Keine Rechtsberatung. Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Prüfung Ihrer Website. Die Datenschutzerklärung dieser Website finden Sie bei Cortexion.

Häufige Fragen zum Datenschutz

Muss ich meine Datenschutzerklärung ergänzen?

Sobald der Chatbot Daten von Besuchern verarbeitet, sollte die Datenschutzerklärung das beschreiben. Lassen Sie den Text von einer fachkundigen Person prüfen.

Darf der Chatbot Gespräche zum Verbessern auswerten?

Das hängt vom Zweck, von der Rechtsgrundlage und von Ihrer Information an die Besucher ab. Legen Sie es fest, bevor Sie starten, und nennen Sie es im Hinweis.

Speichert die Demo auf dieser Seite meine Eingaben?

Nein. Die Demo auf der Startseite verarbeitet Ihre Eingaben nur in Ihrem Browser und sendet sie nicht an einen Server.

Einen Chatbot mit klaren Regeln für Ihre Website?

Fordern Sie einen kostenlosen Entwurf an. Sie gelangen auf die Kontaktseite von webseite-mit-ki-erstellen.de und melden dort Ihr Interesse.

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